Сервис электронной подписи с Вашими клиентами позволяет организовать безбумажную работу: - отправку, подписание и хранение документов, в т.ч. удаленное (юридически значимое) подписание.
Возможна работы без какой либо интеграции с применяемыми IT системами или установкой приложений на телефон клиента.
Как это работает?
- Заключение договоров.
- Направление и подписание счетов, спецификаций, планов лечения.
- Подписание пациентом (заказчиком в пользу пациента).
- Подписание Информированного добровольного согласия.
- Направление пациентом запроса на выдачу медицинской документации.
- Выдача медицинской документации пациенту.
- Подписание одного документа несколькими лицами.
Пациент при первичном посещении медицинской организации подписывает согласие на использование электронного документооборота. Дальнейшее взаимодействие происходит путем простановки простой электронной подписи через эмейл или смс. Для пациента реализована удобная возможность просмотра документов в его личном кабинете перед тем как подписать документ.
Копии документов Пациент получает на эмейл и по ссылке в смс, откуда и происходит подписание.
Пациентам нет необходимости осуществлять какие то сложные действия, скачивать приложения, устанавливать, выпускать сертификаты и т.д. Система реализована нативным образом, т.е. и пользователю со стороны медицинской организации легко и просто отправлять документы, так и пациенту легко и просто получить в смс или эмейле документы, просмотреть их посредствам своего устройства или осуществить просмотр online путем перехода по ссылке, далее нажать кнопку подписать.
Самое важное, что все документы формируются в действующих учетных системах, медицинских информационных системах (МИС), нет необходимости в дорогой интеграции. Если ваши учетные системы позволяют создавать и распечатывать документы (если нет - то стоит задуматься...), то вместо печати ваши администраторы будут дальше отправлять в электронном виде эти документы. Это так же просто как перетащить файл, и получать в ответ подписанный документ, имеющий юридическую силу!
Важно - мы не обрабатываем персональные данные. Вы не передаете персональные данные третьим лицам, получение дополнительных согласий не нужно.
В современной инфраструктуре, сложно представить, что бы Ваша информационная система, не осуществляла взаимодействие как с внешними так и с внутренними система.
Выгрузка товаров на маркетплейс, обмен клиентами, входящие заявки, статистика, обмен документами, настройка автоматизации с банком. Автоматизация рутинных вопросов, подготовка документов в один клик.
Мы являемся партнерами Битрикс 24 и рекомендуем к использованию, однако работаем и с другими информационными системами.
Также мы самостоятельно разработали решения для электронной подписи с клиентами, готовы выполнить проекты любой сложности в разработке и доработке необходимого функционала.
*Автор цитаты — Стив Джобс (1955–2011) — американский инженер.
- Если одним предложением. Это работает, так же, как подписание платежа в банке через СМС только с просмотром на телефоне подписываемого документа.
- Клиент уже есть в вашей базе просто выбираете его и отправляете ему документы.
Основные особенности
Возможно полностью удаленное подписание, т.к. при первоначальном входе мы как операторы персональных данных берем все необходимые согласия, а клиент соглашается на использование документооборота и получает копию документа на адрес почты.
Возможно дополнительные виды идентификации при необходимости.
Для клиента реализована удобная возможность просмотра документов в его личном кабинете в который он нативно переходит при получении отправления.
Отправления (документы) Клиент получает по ссылке в смс, откуда и происходит просмотр и подписание.
Просто! Удобно без лишних манипуляций! Имеет юридическую силу.
Клиентам нет необходимости осуществлять какие то сложные действия, скачивать приложения, устанавливать, подтверждать паролями и т.д. Система реализована нативным образом, т.е. и пользователю со стороны организации легко и просто отправлять документы, так и клиенту легко и просто получить в СМС или e-mail документы, просмотреть их посредством своего устройства кнопку "подписать"
Все документы формируются в действующих учетных системах, медицинских информационных системах (МИС) или иных CRM, нет необходимости в дорогой интеграции (для удобства использования может быть настроена передача клиентов из вашей CRM и обратно)
Мы получаем согласия на обработку данных при использовании платформы. А клиент подписывает соглашение на использование ЭДО.
для кого
Кому подходит данное решение?
Данное решение универсально и подходит тем у кого как минимальный, так и значительный документооборот.
Для самозанятых и физических лиц
Создание личного кабинета бесплатно. При небольшом документообороте доступен тариф от 990 рублей. Фрилансерам и тем, кто заключает договора онлайн.
Для юридических лиц и Индивидуальных предпринимателей
Недорогое решение для организаций для подписания и хранения первичных документов с клиентами.
В чем польза?
Используя систему электронного подписания документов с клиентами вы получаете контроль и отчетность с удобными поиском по подписанным документам.
Экономия на бумаге, распечатке и времени работы администратора и медицинского персонала.
Гораздо быстрее направить клиенту документы для ознакомления, чем распечатывать их на принтере, вносить правки, скреплять. Возможна настройки проверки предоставляемых паспортных данных.
Снижение нагрузки на администраторов, нет необходимости в обслуживании принтеров.
Возможность подключения к ЕСИА - вашей информационной системы через ДОККОД.
нет необходимости настроек и интеграций с действующими МИС
Обязательных предусловий использования нет.
Необходим только компьютер с выходом в интернет.
Система отправляет готовые документы, поддерживает их "склейку" в один документ если их несколько - пакетное подписание допустимо по закону.
При необходимости возможна интеграция с вашей учетной системой.
Полный архив отправлений под рукой
Гибкая настройка доступа пользователей. Ограничение по ролям и доступу к отправлениям.
Возможность загрузки подписанных файлов УКЭП (актуально для медицинских работников) для архивации и хранения, в т.ч. для использования в качестве доказательств.
Затраты на хранение документации в электронном виде в сотни раз дешевле, чем хранение бумаги, забудьте про чердаки, подвалы, дачи и т.д.
Посмотреть архив отправлений, быстро "поднять" необходимую документацию с клиентом, в случае претензии.
Телемедицинские консультации
Оказание телемедицинских услуг в соответсвтии с Приказом МЗ РФ 965н.
При этом важно учесть:
мы не берем комиссию за каждую телемедицинскую консультацию.
Вы пользуетесь сервисом, как своим.
Удаленная идентификация и верификация
Возможно полностью легетимно подписывать документацию с удаленными клиентами, без посещения офисов обслуживания или мест оказания услуг.
Ваши данные защищены лучше чем на бумаге
Вопрос который всех волнует. Персональные данные, как это работает в DOCCOD?
Часто задаваемые вопросы
Как это работает?
Если одним предложением. Это работает, так же, как подписание платежа в банке через СМС с просмотром на телефоне подписываемого документа.
Как происходит идентификация обязательно ли использование ЕСИА?
Как происходит идентификация?
- Идентификация происходит очно - при первом посещении. Клиент подписывает соглашение об электронном документообороте.
- При удаленной идентификации (ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ) - возможно проверять введенные данные паспорта и принадлежность телефонного номера. Оплата производится за каждый запрос в таком случае.
Обязательного использования ЕСИА не требуется - это опция, которую мы готовы Вам реализовать при необходимости.
ЕСИА необходима например медицинским организациями, для подписания одного документа - Информированного добровольного согласия или для проведения телемедицинских консультаций.
Остальные документы - договора, счета, акты, планы лечения, сметы - не требуют обязательного наличия факта авторизации через ЕСИА при подписании.
Нужно ли покупать дорогие каналы доступа к защищенным сетями при подключении к ЕСИА ?
Это обычный документооборот, клиенту нужно иметь учетную запись?
Клиенту не нужно где то регистрироваться или иметь дополнительных учетных записей.
Мы предлагаем Вам решение, которое позволит организовать бесшовный электронный документооборот именно с Вашими клиентами. Мы предлагаем вам методику и облачное решение.
В классическом понимании мы не являемся системой документооборота между различными контрагентами, обменивающимися формализованными (утвержденными документами). Однако если контрагенты укажут такую оговорку в договоре, то это имеет правовые основания.
Наше решение позволяет вам подписывать с вашими клиентами любые неформализованные документы. Перечень которых вы устанавливаете локально, при подписании соглашения с клиентом (сервис автоматически позволяет распечатать текст соглашения) при очном оказании услуг. Либо использовать возможность удаленная идентификации и верификации клиента.
Мы будем передавать персональные данные клиентов в DOCCOD?
Надо брать дополнительные согласия по 152-ФЗ на передачу третьи лицам?
Для отраслей, в которых персональные данные являются чувствительными или вообще специальными (например сведения о состоянии здоровья) возможно размещение отвечающую за это часть программы на стороне заказчика в целях избежания рисков. Однако защищенность серверов и в целом информационных систем локальной организации как правило в целом ниже или вообще на критически неприемлемом уровне, в отличии от профессиональных операторов информационных систем.
Клиент подписывает только один лист А4 при первичном обращении клиента собственноручной подписью (при очном варианте работы), соглашается с условиями обработки ПДн и соглашение об электронном документообороте при первом входе в систему и получает указанные документы на почту.
Опционально доступно полностью удаленное подписание, и организация телемедицинских консультаций, при котором ничего не подписываете (вообще ничего на бумаге), возможны несколько видов удаленной идентификации и верификации.
При подписании соглашения на документооборот или входа на сайт, клиент подтверждает согласие на обработку его ПДн.
Поясните насчет персональных данных и технической части более подробно?
Два варианта:
- Ядро программы, размещено в центре обработки Яндекса.облако (ЦОД) - ниже есть видео, системы защиты, архивации и хранения которых аттестованы не только ФСТЭК но и международными организациями.
Пользовательская (Ваша) часть размещается на сервере вашей организации, и получает от ядра программы только инструкции и методики - как обрабатывать данные - данный вариант возможен при размещении вашего сервера в Яндекс.Облаке мы подключим и настроим для вас такой сервер на Яндекс.Облаке это безопасней, чем ваш физический сервер в офисе.
Клиенту необходимо иметь смартфон с выходом в интернет. Ничего ему устанавливать не надо.
Отправления документации происходят технически от Вашего сервера.
- Второй вариант отличается тем, что ООО "ДОККОД" обрабатывает персональные данные в автоматизированном режиме на нашем сервере.
ООО "ДОККОД" является оператором персональных данных, внесен в соответствующий реестр Роскомнадзора.
В таком случае никаких технических решений с вашей стороны, кроме наличия компьютеров с доступом в интернет не требуется.
Клиенту также необходимо иметь только смартфон с выходом в интернет. Ничего ему устанавливать также не надо.
Второй вариант приоритетный и рекомендуемый при подключении, быстрее и дешевле, а главное надежней, так как обработку персональных данных осуществляет специализированный оператор. Защищенность систем которого в разы выше чем, сервер локальной медицинской организации.
Факт получения согласия на обработку персональных данных или поручение на обработку персональных данных при выборе любого варианта, подтверждается один раз письменно клиентом при первичном обращении собственноручно, либо с использованием удаленной идентификации и верификации.
Хранение данных в любом варианте осуществляется на специальном хранилище в ДАТА-центрах Яндекс, приобретенном для вашей организации.
А если у клиента (пациента) нет мобильного, или почтового ящика?
Это вообще законно?
Ниже много текста, с подтверждением судебной практикой, и письмами ФНС.
Более подробно мы рассказываем в частном порядке при заполнении формы заявки.
Понятие простой электронной подписи и подписание документа происходит в соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 160, п.2 ст. 434, п.3 ст. 438 ГражданскогоКодекса Российской Федерации; с ч.2 ст. 5 Федерального закона от06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закона №63-ФЗ),ч.2,ст. 6 и ст. 9 Закона №63-ФЗ
ИДС ст.20 ФЗ №323 "Об охране здоровья граждан в Российской Федерации"
п.2, ст. 6 Закона №63-ФЗ:
"Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее - нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее - соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.
п.2 ст. 5 Закона №63-Ф
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Также рекомендуем ознакомиться с письмом ФНС РФ.
Письмо Федеральной налоговой службы от 21 июня 2021 г. № ЕА-3-26/4451@ “О рассмотрении Интернет-обращения”
25 июня 2021
Федеральная налоговая служба, рассмотрев Интернет-обращение в части своей компетенции, сообщает следующее.
В соответствии с пунктом 1 Положения о Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 N 418, Минцифры России является федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи, в связи с чем, за разъяснениями по вопросу признания простой электронной подписи целесообразно обратиться в Минцифры России.
Вместе с тем ФНС России сообщает, что согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В соответствии со статьей 313 Налогового кодекса Российской Федерации, первичные учетные документы являются подтверждением данных налогового учета.
Пунктом 5 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом, положениями Федерального закона N 402-ФЗ не определено какой вид электронной подписи, в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ), необходимо применять хозяйствующими субъектами при подписании первичных учетных документов в электронной форме.
Исходя из положений Федерального закона N 63-ФЗ, электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью, признаются равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, при выполнении требований, установленных статьей 9 Федерального закона N 63-ФЗ.
Таким образом, при оформлении первичных учетных документов хозяйствующий субъект вправе организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при условии соблюдения требований Федерального закона N 63-ФЗ.
Настоящее письмо не является нормативным правовым актом, не влечет изменений правового регулирования налоговых отношений, не содержит норм, влекущих юридические последствия для неопределенного круга лиц, носит информационный характер и не препятствует налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от положений настоящего письма.
Государственный советник
Российской Федерации
2 класса А.В. Егоричев
А у нас Битрикс24/AMO CRM/ Wordpress/Joomla/Yclients/iStom/1С/Archimed/иная ИС (МИС) ?
У нас сайт с онлайн записью и табличка в эксель где мы заполняем договора и сметы, акты, нам подойдет это решение?
В каком формате хранятся данные? Если я прекращу оплачивать все пропадет?
Нет, по общей логике работы, все данные хранятся у Вас. Отправления в виде PDF с визуализацией подписи и отчеты. Существует возможность выгрузки документов в отчет с просмотром в OFFLINE режиме. Если вы прекращаете работу, то получите структурированный архив, с возможностью поиска без привязки к какому либо ПО. В течении месяца, вы обязаны отвязать ООО "ДОККОД" от соответствующего хранилища, которое мы создадим при подключении и принадлежит и изначально регистрируется на вашу организацию. Если этого не происходит, то организация возмещает стоимость хранения в последующем.
Есть отчеты? Логи? Бэкапы? Архивация данных?
Да, это законодательное требование к МИС. Модуль позволяет сформировать отчеты по отравлениям, подписаниям. Вы будете знать: кому, что и кто отправил, и что когда и кто подписал. =)
Бэкапы создаются серверной частью. При использовании Yandex,cloud происходит репликация*.
*Репликация — дублирование данных, при котором данные с одного сервера полностью повторяются на других (распределенных географически)
Вы можете вручную настроить выгрузку Базы данных с удобным просмотрщиком с функцией поиска. Он будет работать даже если все сломается. Вы можете вручную перенести файлы данных или воспользоваться решениями по архивации предлагаемыми на рынке.
А есть судебная практика?
• «Судами установлено, что договор заключен в установленном законом порядке, подписан простой электронной подписью посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждающих факт формирования электронной подписи определенным лицом» (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 14.04.2022 по делу N 88-9520/2022, 2-857/14-2021)
• Договор подписан при помощи аналога собственноручной подписи, в качестве которой выступала простая электронная подпись с использованием SMS-кода. (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 15.04.2022 N 88-9530/2022)• «Подписание кредитного договора электронной подписью, путем указания соответствующего СМС-кода, являющейся аналогом личной подписи клиента, соответствует требованиям закона о форме и способе заключения договора»
«При этом истцом в ходе судебного разбирательства не представлено никаких убедительных доказательств незаключенности оспариваемого договора.
Пунктами 1, 2 статьи 434 ГК РФ установлено, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса.»
В соответствии с пунктом 1 статьи 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами. Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" предусматривает, что простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (пункт 2 статьи 5).
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.
В соответствии с пунктом 2 статьи 6 указанного Закона информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. (Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 27.01.2022 N 88-911/2022)
• Разрешая спор и отказывая в иске, суд первой инстанции, руководствуясь положениями статей 166, 432, 819, 845 Гражданского кодекса Российской Федерации, пункта 2 статьи 5, пункта 4 статьи 6, статьи 9 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", разъяснениями, изложенными в пункте 6 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года N 49 "О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора", исходил из того, что при заключении кредитного договора форма договора была соблюдена, договор был подписан простой электронной подписью с использованием смс-кодов, которые пришли на личный номер истца, после получения денежных средств на расчетный счет истец дала распоряжение банку на перечисление денежных средств на счет в АО Банк "КУБ". (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 19.08.2021 N 88-19280/2021 по делу N 2-42/2021)
• 6. Если сторона приняла от другой стороны полное или частичное исполнение по договору либо иным образом подтвердила действие договора, она не вправе недобросовестно ссылаться на то, что договор является незаключенным (пункт 3 статьи 432 ГК РФ). Например, если работы выполнены до согласования всех существенных условий договора подряда, но впоследствии сданы подрядчиком и приняты заказчиком, то к отношениям сторон подлежат применению правила о подряде и между ними возникают соответствующие обязательства. (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 N 49 "О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора")Где посмотреть как это работает
На страничке нашего сайта, размещена статья о простой электронной подписи (ПЭП)с правовыми и техническими аспектами.
На сайте Doccod.wiki - описание функций.
Посмотреть видео можно на ютубе:
Хранение и репликация ваших баз данных
DOCCOD на индивидуальных условиях предлагает услугу по хранению ваших баз данных любых объемов.
Все сервера расположены на территории РФ.
ДОВЕРЬТЕ СВОЙ ПРОЕКТ ПРОФЕССИОНАЛАМ! Решение разработано под руководством ведущих медицинских юристов
ДОВЕРЬТЕ СВОЙ ПРОЕКТ ПРОФЕССИОНАЛАМ. РЕШЕНИЕ РАЗРАБОТАНО ПОД РУКОВОДСТВОМ ВЕДУЩИХ МЕДИЦИНСКИХ ЮРИСТОВ
заказчики
наши заказчики ...советуют нас друг другу
ЧТО О НАС ГОВОРЯТ (все совпадения случайны)
К счастью, для правды есть одна единственная отдушина — то, о чем запрещается говорить всерьез, можно сказать в шутку.
Джордж Бернард Шоу