Время на чтение 3 минуты

Для кого эта статья: для руководителей, собственников, менеджеров, администраторов, и клиентов, в первую очередь для тех, кто не связан профессионально с электронным документами, но хотели бы ими пользоваться.

О чем: об интеграции электронного документооборота и подписи с клиентом с точки зрения бизнес-процесса (юридические -технические моменты) и путей клиента и ответственного работника.

В статье не будем вдаваться в технические нюансы формирования подписей, кодов, хешей и видом подписи и т.д. Будет информация для принятия управленческого решения.

Пропустим «конфетный» период, когда юридическое лицо (далее – ЮЛ) потратило бюджет небольшого субъекта и привлекло клиента, а он в свою очередь ответил взаимностью и вот стороны решили закрепить свои договоренности «на бумаге» в электронном виде.

В данной статье рассмотрим вариант, когда услуги оказываются очно, т.е. клиент должен посетить (хоть раз) ЮЛ. А удаленное подписание, идентификацию и верификацию – рассмотрим в следующей статье, во избежание перегрузки смыслами.

Как сказано выше, осуществление самого процесса подписания документа, надо разделить на несколько этапов.

Идентификация – определение лица, которое «стоит» перед нами, т.е. сбор анамнеза – его данных удостоверяющих личность и контактных данных.

Верификация – проверка и подтверждение, «придание истины».

Подписание – проставление подписи идентифицированными и верифицированным лицом.

Полагаем, что многие уже сталкивались с понятием простой электронной подписи – сообщение кодов или паролей. Согласно п. 2 ст. 5 Закона №63-ФЗ простой электронной подписью (ПЭП) является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом, простые примеры - СМС, Пуш уведомления на телефон.

Однако, прежде чем направить клиенту код для проставления подписи, необходимо соблюсти ряд других условий, не будем останавливаться на тех, которые зависят только от оператора электронного документооборота (правила, возможность проверки, неизменность, визуализация и др.), принципиальными для ЮЛ, согласно требованиям Закона №63-ФЗ и ГК РФ являются:

- наличие соглашения о признании и использовании ПЭП между ЮЛ и клиентом (№63-ФЗ);

- наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю (ГК РФ).

В переводе на общепонятный язык, это означает, что мы должны уметь достоверно (объективно) определить кто перед нами стоит и заключить с ним соглашение об использовании ЭДО, что бы знать, куда можно направлять документы и коды для ознакомления и проставления подписи.

Когда клиент приходит очно, самым простым способом (с точки зрения охвата аудитории) будет – подписать сначала с ним соглашение об ЭДО на бумажке, и в этот же момента направить ему все остальные документы, согласия на ПДн, договора счета, акты или спецификации или иное.

На практике, администратор, когда клиент оставил ЛИД (заявку на сайте) и собирается или едет в клинику например, направляет клиенту – ссылку инвайт (приглашение) в котором клиент заполняет свои данные, дав согласие на обработку ПДн, а при первичном приезде подписывает Соглашение об ЭДО.

Заполнение данных инвайта возможно, как и руками так и в автоматизированном режиме, с получением данных от источников и их верификацией, но как упомянуто – это отдельная статья, в нашем случае, клиент заполнив данные по ссылке (если он первичный), очно посетит организацию и подпишет соглашение (один лист формата А4), которое работник распечатает из системы уже заполненное данными клиента.

Подписывать такое соглашение не требуется если проведена удаленная идентификация т.к. это доп. расходы для ЮЛ. При наличии правовых оснований подключения к ЕСИА – возможно удаленная идентификация без взимания платы, например мед. организации.

Работник может создать клиента самостоятельно, заполнив его данными клиента, которые он подтверждает также при первичном обращении.

Получив соглашение об ЭДО, мы выполнили самое сложное требование закона – идентифицировали и можем верифицировать клиента в дальнейшем.

Далее техническая часть подписания весьма проста, работник формирует необходимые документы, и через систему документооборота отправляет их клиенту – это могут быть любые неформализованные документы в различных популярных деловых форматах – DOC, PDF, Jpeg – система «склеивет» все в один PDF формирует подпись работника и отправляет на подписание клиенту в СМС и на адрес почты – с кодом и ссылкой, по которой надо перейти, посмотреть и подписать либо отказаться от подписания документов, после подписания документы хранятся у ЮЛ, а клиенту направляются PDF c визуализацией подписи, которые можно будет проверить.

Насчет кодов, тоже есть нюансы, "правильные системы" не хранят коды в открытом виде в БД, а записывают лишь математический результат преобразования кода - он односторонний, т.е. обработано его преобразовать нельзя. Таким образом, сам код-подписания будет доступен только лицу, которое осуществляет подпись через СМС. А система при вводе пароля опять преобразует введенный пароль, и если после операции он сравнивается с тем,что хранится в БД.

При выборе сервиса ЭДО учитывайте и уточняйте как реализованы такие механизмы простой электронной подписи с клиентами, обращайте внимание также на наличие возможности (открытой, а не по запросу) проверять достоверность подписи (это законодательное требование!).

В автоматическом режиме проверить подпись – просто загрузив документ по соответствующей ссылке, в таком случае, будет проведена проверка целостности документа на предмет его изменения.

В ручном режиме, указав реквизиты из визуализации подписи, в таком режиме, подтверждается только факт наличия документа и конкретного проставления подписи соответствующим подписантом.

DOCCOD.RU - электронный документооборот с вашими клиентами и пациентами без сложных манипуляций.

Заявки: info@doccod.ru или doccod.ru

https://t.me/doccodofficial - канал в Telegram.